Menu

Vaardigheden, salaris, verantwoordelijkheden en meer van Executive Assistant

  • Hoofd
  • Andere
  • Vaardigheden, salaris, verantwoordelijkheden en meer van Executive Assistant

executive assistant skills

Probeer Ons Instrument Voor Het Oplossen Van Problemen

Lees meer over de rollen en verantwoordelijkheden, het salaris en de essentiële vaardigheden die nodig zijn om een ​​succesvolle Executive Assistant te worden:

De rol van Executive Assistants is de afgelopen jaren geëvolueerd. Door alleen de telefoontjes te beantwoorden en kantoorgasten te begroeten, zijn ze vandaag de dag een strategische partner, probleemoplosser en vertrouwde vertrouweling geworden. Ze zijn nu van meer waarde dan voorheen. Hun functie is veranderd in een meer strategische dan de ondersteunende.

De leidinggevenden zijn tegenwoordig sterk afhankelijk van hun assistenten voor veel meer dan alleen administratieve hulp. Ze zijn afhankelijk van hun EA's voor hun technische expertise, strategisch advies en ook voor het kritisch analyseren van de situaties. Hun rol strekt zich uit tot ploeteren in een breed scala van dingen en gevarieerde kwesties zoals interne communicatie, projectbeheer, planning van evenementen, enz.

Vaardigheden van Executive Assistant

Wat je leert:

Rollen en verantwoordelijkheden van Executive Assistant

Hun taak wordt omschreven als de machtsrol. Het is dus onvermijdelijk dat uitvoerende assistenten over een aantal speciale vaardigheden beschikken om overal doorheen te werken. Als u van plan bent er een te worden, is hier een lijst met basisvaardigheden en essentiële vaardigheden die u moet bezitten. Maar daarvoor moet u weten wat de verantwoordelijkheden zijn van een uitvoerend assistent.

Verantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent

Verantwoordelijkheden

(beeld bron ​

Hoewel de rol en verantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent de afgelopen jaren enorm zijn gegroeid, zijn enkele van de basisfuncties hetzelfde gebleven.

netwerkproblemen oplossen interviewvragen en antwoorden pdf

Verantwoordelijkheden zijn onder meer:

  • Voorbereiden van documenten zoals financiële rapporten, facturen, memo's, brieven, rapporten, etc.
  • Het afhandelen van de oproepen als dat nodig is, zoals ze beantwoorden, routeren of de berichten doorgeven.
  • Verzorgen van basisboekhouding.
  • Verzamel en archiveer bedrijfsrecords, rapporten en documenten.
  • Voorbereiden van documenten voor beoordeling en presentatie na het onderzoeken en uitvoeren van gegevens.
  • Help leidinggevenden om zich voor te bereiden op vergaderingen.
  • Notulen nauwkeurig opnemen.
  • Afspraken maken.
  • Computers gebruiken voor verschillende werken.
  • Reisarrangementen maken.
  • Database beheren, benodigdheden bestellen en soortgelijke kantoortaken uitvoeren.
  • Communicatie zoals faxen, e-mails, brieven enz. Controleren, sorteren en verspreiden

Salaris voor Executive Assistant

Salaris

(beeld bron ​

Banen als uitvoerend assistent staan ​​op de tweede plaats in de lijst van bestbetaalde banen in de markt en er is geen specifiek diploma of opleidingsniveau voor nodig. Het salaris van een EA varieert in verschillende branches. Ze kunnen tussen $ 55.000 en meer dan $ 70.000 verdienen.

Lijst met vaardigheden van Executive Assistant

Een uitvoerend assistent zijn, is een veeleisende baan. Dus als je vastbesloten bent voor deze baan, zijn er enkele basisvaardigheden die je moet hebben.

Deze vaardigheden worden hieronder in detail uitgelegd:

# 1) Een voorliefde voor gesprekken

Een uitvoerend assistent is als een woordvoerder en hun woorden worden beschouwd als die van hun baas. Daarom zijn uitstekende communicatieve vaardigheden van een expertniveau met de juiste telefoonetiquettes en gepolijst taalgebruik een must. Je moet overtuigend zijn en alles nauwkeurig en duidelijk op tafel kunnen zetten.

Vaak moeten assistenten namens hun bazen de feitelijke rol van interne communicatie op zich nemen. Ook willen leidinggevenden nagaan welke ideeën u over u heen hebben of uw mening over iets essentieel. Ze moeten dus in staat zijn om hun standpunt eerlijk over te brengen.

# 2) Onberispelijke vaardigheden voor het organiseren en prioriteren

Dit is een absolute must voor uitvoerende assistenten, aangezien ze een snelle en constant veranderende rol hebben. Ze kunnen het zich dus niet veroorloven om tijd te verliezen met ongeorganiseerd zijn. Een goede leidinggevende moet onberispelijk georganiseerd zijn.

Ze moeten de taken prioriteren op basis van de focus en ze een voor een voltooien. Ze helpen hun baas bij het prioriteren van taken en dus moeten ze eerder hetzelfde doen. Het stelt hen dus in staat hun baas te helpen de afleiding te minimaliseren en zich alleen te concentreren op de meest urgente kwesties en activiteiten die de grootste invloed uitoefenen.

Dit vereist een gezond oordeel om te beslissen wat aandacht nodig heeft en wat u gewoon kunt afsluiten. De assistent moet samenwerken met zijn baas om prioriteit te geven aan het werk. Om goed te zijn in het stellen van prioriteiten voor uw grote geheel doelen moet duidelijk zijn, want zonder duidelijke doelstellingen kunt u dat niet doen.

# 3) Multitasken

multitasking

(beeld bron ​

Multitasken is een mythe, omdat ons brein maar één complex werk tegelijk aankan. Maar een zekere mate van multitasking is essentieel in de rol van uitvoerend assistent. Nu kunt u dit doen door twee eenvoudige taken te combineren.

Bijvoorbeeld, u bent in gesprek en de persoon aan de andere kant heeft uw gesprek in de wacht gezet. Neem de tijd om enkele e-mails te beantwoorden of boekingen voor reizen te maken. U moet prioriteit geven aan uw werk en ze een voor een voltooien. Maar het mixen van enkele hersenloze taken zal u veel tijd besparen.

# 4) Bekwaam in technologie

Uitvoerende assistenten moeten bedreven zijn in de vaardigheden van technologie, aangezien ze bedrijfsrapporten moeten maken, gegevens moeten invoeren, agenda's moeten beheren, enz. U moet dus goed bekend zijn met MS Office-tools, het internet, enz. Ze moeten ook vaak werken met het Customer Relationship Management-systeem, de virtuele helpdesk en het klantenserviceplatform.

En daarom moet een uitvoerend assistent een grondige kennis hebben van besturingssystemen, software, browsers, enzovoort.

# 5) Oog voor details

De communicatie tussen partners en klanten is gevoelig, dus bij het afhandelen ervan moet er detailgericht zijn. Dit helpt hen typefouten en grammaticale fouten te voorkomen. Oog hebben voor details helpt ook bij andere werken en zorgt ervoor dat u betrouwbare en nauwkeurige werkinvoer levert.

Fouten zouden niet alleen uw reputatie aantasten, maar zullen uw baas ook aan uw betrouwbaarheid doen twijfelen.

# 6) Beslissend en snel

Executive Assistant zijn is als constant hardlopen. Ze hebben geen tijd om langzaam of vaag te zijn. Je moet de situatie kunnen inschatten, de nodige informatie kunnen verzamelen, vragen kunnen stellen die er toe doen en dan snel kunnen handelen.

U beschikt misschien niet altijd over alle benodigde informatie, maar u zult altijd zelfverzekerd en snel moeten handelen. U krijgt niet de luxe om te wachten op meer duidelijkheid of erger, soms zelfs op toestemming.

Vaardigheden van een uitstekende uitvoerend assistent

Er zijn uitvoerende assistenten en dan zijn er uitstekende uitvoerende assistenten. De meest opvallende zijn degenen die naast de bovengenoemde vaardigheden nog andere vaardigheden hebben.

# 1) Bronnen

Uitvoerende assistenten worden vaak gevraagd om onmogelijke taken uit te voeren. En je mag niet klagen, want het hoort bij het werk, het hoort bij het territorium. Je moet connecties hebben, mensen van wie je gunsten kunt verzilveren. U moet zich bewust zijn van de juiste plaatsen voor verschillende dingen, wie u moet benaderen, hoe u moet onderhandelen en waar u moet zoeken. Dat is de manier waarop je de onmogelijke dingen kunt trekken.

# 2) Blijf kalm

Kalm onder druk

(beeld bron ​

Leidinggevenden hebben vaak banen onder hoge druk en de meeste zijn ook veeleisend. Die druk en eisen worden overgedragen aan de assistenten. Vele dagen zullen zijn als de brandoefening. Dus je moet jezelf kalm houden. Dat is de enige manier om deadlines te halen en taken af ​​te ronden.

VPN gebruiken voor netflix

# 3) Overweeg The Big Picture

Executive assistants werken met medewerkers op alle niveaus en met meerdere afdelingen. Om zaken namens uw baas efficiënt af te handelen, moet u een goed begrip van het bedrijf hebben. Als je iets niet begrijpt, maak dan een lunchafspraak met iemand die het wel begrijpt en praat met hem.

U kunt hetzelfde doen met iemand van elke afdeling. Het zal u helpen meer kennis op te doen over hoe het team een ​​cruciale rol speelt in de grotere missie van het bedrijf. Het is een van de beste manieren om te netwerken. U moet van alles enige basiskennis hebben, zodat u essentiële inzichten kunt bieden aan uw superieuren en baas.

# 4) Rigide discretie

Leidinggevenden hebben constant te maken met gevoelige informatie en dat betekent dat assistenten er ook toegang toe hebben. Met alle bevoorrechte informatie moet zorgvuldig worden omgegaan.

Het succes van een uitvoerend assistent is gebaseerd op vertrouwen. Onzorgvuldig omgaan met gevoelige informatie kan niet alleen dat vertrouwen schenden, maar kan ook uw baan kosten. En als u per ongeluk een slip hebt gemaakt, bezit deze dan. Laat het je baas weten voordat iemand anders het weet en bedenk er een remedie voor.

# 5) Anticipeer

Anticiperen

(beeld bron ​

Uitvoerende assistenten floreren wanneer ze de mogelijke gebeurtenissen kunnen voorzien en anticiperen op de problemen nog voordat ze zich tot volledige problemen wenden. Ze moeten ook op de situatie en persoonlijk kunnen anticiperen.

Situationele anticipatie is wanneer u anticipeert op de mogelijkheden van een probleem en proactief werkt om te voorkomen dat ze zich voordoen. Persoonlijke anticipatie is om de eigenaardigheden en voorkeuren van je baas te kennen. In beide scenario's moet u het in het vroege stadium kunnen stoppen, wat u onderweg talloze hoofdpijn zal besparen.

# 6) Flexibiliteit

De baan van een uitvoerend assistent is breed en anders. Dit betekent dat je in een oogwenk 360 graden moet draaien. Dingen veranderen in een handomdraai en assistenten moeten zich aanpassen en dienovereenkomstig reageren.

Ze moeten snel kunnen veranderen waar ze naar op zoek zijn. Bijvoorbeeld, je kunt hard proberen om iets te doen, maar dan komt je baas binnen en eist dat je een andere taak met spoed afmaakt. U moet het voorhanden werk kunnen pauzeren om de nieuw toegewezen taak te voltooien. Maar dan moet je ook weer terug kunnen naar wat je aan het doen was.

Wat maakt een uitvoerend assistent een rockster?

Een uitvoerend assistent zijn is niet gemakkelijk, maar een rockstar-assistent zijn kost veel meer. Als je zo goed bent, is je baas voor veel dingen van je afhankelijk. In dat geval kun je niet terugvallen of traag worden. Je moet een stap voor blijven en een rockstar-assistent zijn.

# 1) Wees proactief

proactief

(beeld bron ​

Om een ​​rockstar-assistent te zijn, moet je een eigen mening hebben. Je kunt er niet altijd op vertrouwen dat je baas je vertelt wat er moet gebeuren. Er kunnen veel dingen misgaan op een dag als leidinggevende en daarom is anticiperen van cruciaal belang.

Het is echter net zo belangrijk om de problemen op de juiste manier aan te pakken. Probeer altijd klaar te staan ​​met een oplossing, zelfs voordat u daarom wordt gevraagd, en probeer ook alternatieven gereed te hebben.

# 2) Heb een dikke huid

Executive assistants ontmoeten elke dag verschillende soorten mensen en niet iedereen gedraagt ​​zich aardig tegen ze. Sommige mensen hebben misschien een slechte dag of sommigen zijn van nature chagrijnig van aard. Om met zulke mensen om te gaan, moet u leren niets persoonlijk op te vatten. Vaak hebben ze iemand nodig om uit te luchten. Je moet niet toestaan ​​dat dit soort kritiek je pijn doet.

Anders zul je altijd uitgeput, neerslachtig en geïrriteerd zijn. Je blijft ook achter in je baan. Dus, als je zulke mensen ontmoet, ga dan wandelen of koffie drinken, mediteren of iets anders dat je helpt.

# 3) Wees bereid om extra mijl te gaan

Een goede assistent moet altijd bereid zijn om te leren. Dat is de enige manier waarop ze nieuwe software, procedures en technologie voor kunnen blijven. Je moet dus een onafhankelijke denker zijn die niet altijd iemand nodig heeft om je te begeleiden.

Soms kan de taak overweldigend zijn, blijf in deze tijden kalm, stel prioriteiten, delegeer vervolgens de taak en voer de follow-up proactief uit. U moet onvermoeibaar zijn bij het oplossen van de problemen, het afwenden van de crisis en het nakomen van uw verplichtingen. In een paar woorden: u moet bereid, betrouwbaar, slim en zelfverzekerd zijn. Dat is de enige manier waarop u een aanwinst bent voor de organisatie.

# 4) Doe vrijwilligerswerk voor speciale projecten

Als er een speciaal project aan de gang is en de leidinggevende niet genoeg personeel heeft om eraan te besteden, ga dan als vrijwilliger. Het zal een beetje te veel voor je zijn om bij het project betrokken te raken terwijl je je oude baan behoudt, maar beschouw een baan nooit als te klein.

Veel gestelde vragen

V # 1) Wat zijn de drie belangrijkste vaardigheden van een Executive Assistant?

Antwoord: De vaardigheden omvatten:

  • Moet bedreven zijn in technologie.
  • Goed in mondelinge en schriftelijke communicatie.
  • Ze moeten weten hoe ze alles moeten organiseren.

Vraag 2) Waarom zijn assistenten belangrijk voor leidinggevenden?

Antwoord: Assistenten spelen eindeloos in op de behoeften van hun bazen en anticiperen ook op hun behoeften. Ze houden hun bazen voor alles op de hoogte en op tijd. In eenvoudige bewoordingen is het de taak van een assistent om de CEO georganiseerd te houden en ze er goed uit te laten zien.

V # 3) Hoe word je een uitvoerend assistent van de CEO?

Antwoord: Je moet op zijn minst een bachelordiploma hebben, goede communicatieve vaardigheden en beheersing van de taal. Het hebben van een hogere graad helpt ook.

V # 4) Wat is de betekenis van een uitvoerend assistent op C-niveau?

Antwoord: Ook bekend als C-suit, is het een bijvoeglijk naamwoord voor het beschrijven van leidinggevenden op hoge rangen in een organisatie. C staat voor chief. Officieren of leidinggevenden op C-niveau worden als krachtig en invloedrijk beschouwd.

Gevolgtrekking

Als executive assistant ga je aan de slag met verschillende applicaties, tools en programma's. Je moet ook werken aan je interpersoonlijke vaardigheden, aangezien deze even belangrijk zijn. U kunt een nieuw programma leren gebruiken waarmee u kunt multitasken. Maar om de beste uitvoerende assistent te zijn, moet u kunnen voorspellen wat uw baas vervolgens nodig heeft.

U moet altijd goed zijn in het omgaan met moeilijke mensen en u moet ook begrijpen hoe belangrijk privacy is. Dit zijn de essentiële vaardigheden voor een geweldige uitvoerende assistent.

Aanbevolen literatuur

^