sharepoint document management system tutorial
Diepgaande analyse van het SharePoint-documentbeheersysteem, de versies en functies:
In dit artikel bespreken we wat SharePoint is, hoe u een SharePoint-documentbeheersysteem kunt maken, de voor- en nadelen van het gebruik van SharePoint en verschillende downloadtypen.
Het beheren van een enorme hoeveelheid documentatie in elke organisatie kan zeer vermoeiend zijn, zowel wat betreft tijd als arbeid, en het kan nog steeds vatbaar zijn voor fouten. Het is echter van cruciaal belang om alle documenten op hun plaats te houden om het project soepel te laten verlopen.
Alle organisaties hebben een robuust systeem nodig om hun documentatie veilig en in de juiste volgorde te bewaren. Laten we dieper ingaan op een van de meest robuuste documentbeheersystemen van SharePoint, een Microsoft-product.
Wat je leert:
- Wat is een documentbeheersysteem?
- Wat is SharePoint?
- Vereisten om een documentbeheersysteem in SharePoint te creëren
- Een documentbeheersysteem maken in SharePoint
- Kenmerken van SharePoint Document Management System
Wat is een documentbeheersysteem?
Een documentbeheersysteem is software die de volledige levenscyclus van de documenten controleert en volgt. De levenscyclus van een document kent verschillende stappen, vanaf het begin tot de deactivering.
Door een documentbeheersysteem te gebruiken, kan een gemaakt document worden opgeslagen en getraceerd via elke versie ervan, waarbij elke veranderende functie van het document wordt behandeld, inclusief elk detail van de wijziging, herziening en gebruik ervan.
java geeft array door aan de methode door middel van verwijzing
Wat is de levenscyclus van het document?
De vijf basisstappen van de levenscyclus van een document zijn:
1) Planning
In de planningsfase wordt een plan gemaakt van wat het document moet bevatten. De manier waarop het document moet worden gestructureerd, wordt doordacht en de nodige gegevens worden verzameld om het document te maken
2) Creatie
In dit stadium wordt een conceptversie van het document gemaakt en genummerd. Bijvoorbeeld versie 1.0; waarin de auteur het document maakt dat klaar is om te worden beoordeeld.
3) Herziening
In deze stap wordt de conceptversie of de eerste versie van het document doorgegeven aan een reviewer. De recensent bekijkt het document zorgvuldig en stelt eventuele wijzigingen voor.
4) Wijziging
Tijdens het redigeren stemt de auteur of soms een redacteur in met de vereiste wijzigingen en werkt hij aan het document om de wijzigingen op te nemen.
5) Goedkeuring
Dit is de laatste stap, waarin het document ter goedkeuring wordt ingediend door een materiedeskundige die bevoegd is om het af te tekenen.
De bovenstaande stappen van de levenscyclus van een document kunnen meer stappen bevatten, gebaseerd op de voorwaarden van de organisatie en de projectcapaciteit. Zo'n complexe levenscyclus van een document kan gemakkelijk worden afgehandeld met een krachtige tool zoals SharePoint.
In de volgende sectie zullen we zien wat SharePoint is en hoe het kan worden gebruikt voor documentbeheer.
SharePoint is een samenwerkingsplatform dat parallel gebruik en multi-user activiteiten in organisaties mogelijk maakt om eenvoudige tot complexe datamanagementoplossingen op te slaan en te beheren.
SharePoint werd in 2003 gelanceerd door Microsoft. Sinds de oprichting heeft Microsoft verschillende versies van SharePoint-producten en downloads ontwikkeld om aan de verschillende behoeften van de klant te voldoen.
1) SharePoint Online
Dit is een cloudgebaseerde service waarmee een bedrijf zich kan abonneren op SharePoint Online-services en documenttransacties met alle belanghebbenden kan onderhouden via het cloudplatform, in plaats van SharePoint lokaal op locatie te installeren.
2) SharePoint-server
Op basis van zakelijke behoeften kan SharePoint op locatie worden geïnstalleerd en geïmplementeerd met behulp van de SharePoint Server-versie.
Afgezien van de bovenstaande twee soorten downloads, zijn er een paar andere beschikbare versies.
De SharePoint Foundation , een oudere versie van SharePoint, alleen beschikbaar in SharePoint 2013. Dit wordt nog steeds veel gebruikt. Er is ook een SharePoint Designer 2013 gebruikt om workflow-enabled oplossingen te bouwen. De algemeen bekende OneDrive, die zijn versie voor bedrijven heeft, genaamd OneDrive Business-synchronisatie.
Dus, op basis van de behoefte en capaciteit van het bedrijf, kunnen klanten de respectieve versie van SharePoint downloaden om aan hun behoeften te voldoen.
In deze sectie zullen we zien hoe voordelig het voor een organisatie is om SharePoint te kiezen voor haar documentbeheer.
Voordelen van het gebruik van SharePoint voor documentbeheer:
1) Hoge beveiliging en integriteit
De beveiligingsfuncties van Microsoft SharePoint zijn zo robuust dat de gebruiker zich nooit zorgen hoeft te maken over ongeautoriseerde toegang tot geheime informatiebestanden of over mislukte integriteit van de applicatie.
2) Gebruiksvriendelijk
SharePoint is gebouwd, rekening houdend met alle niveaus van belanghebbenden die deze tool kunnen gebruiken, en daarom is het zo ontworpen dat het gemakkelijk te gebruiken is voor alle gebruikers.
3) Administratie met een totaliteit
SharePoint heeft een console voor centraal beheer, waarmee de administratie toegang heeft om de functies, instellingen en configuratie met volledige controle toe te voegen.
4) Maatwerk
Het aanpassingsniveau dat door SharePoint aan de ontwikkelaars wordt geboden, is enorm, met behulp hiervan; de tool kan worden aangepast en volledig worden aangepast volgens zakelijke vereisten.
5) Samenwerking
Dit is de beste en een van de belangrijkste functies van SharePoint die alle gebruikers van SharePoint in het bedrijf helpt om samen te werken en up-to-date te blijven en op de hoogte te blijven van elke fase van de Document Life Cycle. De nieuwste versie van SharePoint biedt ook streaming van informatie in realtime.
Hoe goed een systeem ook is, er zullen altijd enkele nadelen zijn. Maar het is belangrijk voor de gebruiker om prioriteiten en gebruiksvereisten te bepalen om de voor- en nadelen af te wegen.
Nadelen van het gebruik van SharePoint voor documentbeheer:
1) Webgebaseerd
Zoals we weten, heeft toegang tot SharePoint internet nodig, dat een solide netwerk nodig heeft, en zelfs een solide netwerkverbinding kan soms mislukken. Op dergelijke momenten wordt het gebruik van SharePoint onmogelijk vanwege de afhankelijkheid van internet.
2) Pakket met veel taken
We weten dat SharePoint meer potentieel heeft dan alleen het opslaan van documenten, zoals geautomatiseerde workflows, enz. Daarom zijn er voor een klein bedrijf dat alleen een tool nodig heeft voor online opslag van documenten, andere geschiktere tools op de markt.
3) Abonnement
Elke nieuwe medewerker die toegang krijgt tot SharePoint, heeft elke maand een betaling nodig voor zijn abonnement, wat duur kan uitpakken voor organisaties met minder eisen en lagere budgetten.
Voordat we de navigatieaspecten van gegevensbeheer in SharePoint maken en erin duiken, zien we hier de vereisten waaraan moet worden voldaan:
1) Bepalen soort documenten dat gaat het systeem in:
Op basis van het type document dat het systeem binnengaat, kunnen de gebruikers een sjabloon voor elk type document, zodat het klaar is voor gebruik.
twee) Maak een lijst van de soort informatie dat moet worden verzameld voor elk document:
Het is heel belangrijk om de metadata op hun plaats te hebben voor het geüploade document, dus het is noodzakelijk om een lijst op te stellen en de velden in te stellen die moeten worden ingevuld voor metadata, zodat alle gebruikers alle benodigde informatie over de geüploade documenten hebben. Ook op basis hiervan zou men de locatie of het pad , waar het document in het systeem wordt geplaatst
3) Werk met Metadata
In tegenstelling tot de traditionele opzet van mappen en submappen die een enorm geheugen innemen en toch niet alles georganiseerd houden, zoals verwacht, gebruiken we in SharePoint Metadata om het systematischer en toegankelijker te maken.
Dus hier is hoe we het SharePoint-systeem instellen volgens Metadata- Elk geüpload document moet worden getagd met de juiste en vooraf gedefinieerde metadata. Hiermee geeft het zoeken met trefwoorden de meest geschikte / nauwkeurige resultaten.
zet char-array om naar int c ++
4) Inhoud Soorten:
Het is ook belangrijk om de inhoudstypen in het documentbeheersysteem te ordenen. Een inhoudstype is niets anders dan letterlijk: het type inhoud. U kunt de documenten categoriseren op basis van het type inhoud dat u heeft.
Bijvoorbeeld: als er tien tellingen van woorddocumenten zijn die HLD's zijn, vijf Excel-sheets met testcases en twee tellingen van woorddocumenten van testplannen, kunnen ze op basis van het type inhoud worden geclassificeerd. In meer SharePoint-specifieke termen bevatten inhoudstypen de typen metagegevens waarop de inhoud is geclassificeerd.
De inhoudstypen kunnen worden hergebruikt voor verschillende scenario's en vereisten. In SharePoint-instellingen zijn er een heleboel opties om nieuwe inhoudstypen te maken en om het inhoudstype ook op te nemen in een beter doorzoekbare groep voor toekomstig gebruik.
5) Toegangscontrole
Op basis van de bovenstaande punten, de toegangscontrole kunnen worden gegeven, zodat gebruikers hun documenten veilig en alleen toegankelijk kunnen houden voor geselecteerde gebruikers.
Ook, rollen opzetten voor verschillende gebruikers met verschillende mate van controle over het document (maken, beoordelen, verwijderen en goedkeuren van het document, enz.) is mogelijk.
6) SharePoint 2013 bevat ook Beleid voor documenten om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de bedrijfsrichtlijnen en wettelijke vereisten.
[beeld bron
In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe bestanden worden geüpload naar het SharePoint-systeem en de mogelijkheden om de bestanden te gebruiken.
1) Met SharePoint's eenvoudig te gebruiken interface , kan een bestand worden geüpload door simpelweg de ‘upload’ functionaliteit of de uploadknop te gebruiken. Precies zoals u een bestand selecteert om het in een e-mail bij te voegen.
twee) Na het uploaden van het document, heel veel inzendingen kunnen worden ingevuld op basis van het project Als het bijvoorbeeld een project is met veel modules, dan kunt u velden laten vullen met details om aan te geven tot welke module het bestand behoort.
topbedrijven voor marktonderzoek ter wereld
3) Nadat u alle details heeft ingevuld, kunt u het bestand opslaan en wordt het bestand met enkele automatisch ingevulde metagegevens zoals, wie het bestand heeft gemaakt, wanneer het bestand is gemaakt, versienummer, enz. en een paar ingevulde gegevens zoals de moduledetails, enz.
4) Elke keer dat een document wordt gewijzigd, wordt de versie vermeld in de geschiedenis en kunnen de gebruikers het versiegeschiedenis van het document - ofwel om het te bekijken of om het bestand te herstellen naar een bepaalde vorige versie.
5) Nadat het document is geüpload naar SharePoint, wordt er altijd een link gemaakt voor elk bestand. Dit link kan worden gedeeld voor twee doeleinden - om het te bekijken of te bewerken.
6) Als je Office 365 hebt, kan dat ook zoek naar een document in SharePoint met de zoekfunctionaliteit in de lokale machine.
7) Documenten kunnen worden gemaakt, gewijzigd en verwijderd met de juiste machtigingen, op elk moment op basis van de veranderende zakelijke vereisten of behoeften.
Wanneer een documentbestand wordt aangemaakt voor een project dat voortdurend wordt verbeterd en gewijzigd, wordt het wijzigen van het betreffende document ook een continu proces. Tien jaar geleden, zelfs met het gebruik van geavanceerde technologie, terwijl meerdere gebruikers toegang hadden tot gedeelde mappen en stations, had slechts één persoon, de beheerder, de rechten om wijzigingen aan te brengen in de bestanden in de gedeelde stations, wat onvoldoende zou zijn .
Tegenwoordig hebben we met het gebruik van SharePoint veel interessante functies die alle abonnees gelijke kansen bieden om aan de eisen van hun rollen te voldoen, zonder hun eigen werk of werk dat door een andere persoon op het document wordt gedaan in gevaar te brengen.
Hier zijn een paar functies die SharePoint interessant maken:
1) Versiebeheer
SharePoint stelt elke gebruiker in staat hetzelfde documentbestand te lezen of er wijzigingen in aan te brengen, en geeft elke versie van het document een uniek versienummer, vergezeld van gebruikerscommentaar, waarin staat welke wijzigingen er in dit stadium of in deze versie van het document zijn aangebracht.
2) Vergrendelen van het bestand
Een persoon die een bestand gebruikt om het te wijzigen, vergrendelt het bestand met de Check-out-functie, zodat er geen conflict is bij het bijhouden van de juiste versie van het bestand en elke aangebrachte wijziging correct in volgorde wordt geregistreerd.
Nadat de persoon klaar is met het werken met het bestand, gebruikt hij / zij de Check-in-functie om het bestand te ontgrendelen, zodat een andere gebruiker op dezelfde manier de controle kan overnemen.
Als gebruiker A bijvoorbeeld de gegevens in bestand X moet wijzigen, en gebruiker B ook de taak heeft om hetzelfde bestand te wijzigen. Gebruiker A opent het bestand X op SharePoint op tijdstip 00:01 en gebruiker B opent het op tijdstip 00:03, vervolgens opent gebruiker A het, checkt uit om het bestand te wijzigen, zodat gebruiker B het niet tegelijkertijd kan wijzigen tijd. Als dit klaar is, checkt gebruiker A in. Na het inchecken door gebruiker A krijgt gebruiker B een melding, zodat hij er nu toegang toe heeft, kan uitchecken en zijn wijziging kan aanbrengen en vervolgens kan inchecken zodra dit is voltooid.
3) Metadata
SharePoint biedt gedetailleerde informatie over de huidige status van een bestand, zoals wanneer het bestand is gewijzigd, wie het bestand heeft gewijzigd, of de laatste wijziging is goedgekeurd of niet, een link naar het document, enz. Een dergelijke gedetailleerde status van het document helpt iedereen zakelijke stakeholder die toegang heeft tot het dossier, krijgt volledig inzicht in de actuele status.
Gevolgtrekking
SharePoint Document Management System is een gezamenlijke opslagplaats van bestanden, of het nu gaat om cloudgebaseerde of servergebaseerde platforms, het is gemakkelijk te gebruiken en heeft ingebouwde beveiligingsfuncties.
Hoewel er misschien veel van dergelijke tools op de markt zijn, die misschien minder duur en gemakkelijker te gebruiken zijn, heeft Microsoft SharePoint uitstekende functies voor een robuust documentbeheersysteem.
Aanbevolen literatuur
- Diepgaande Eclipse-zelfstudies voor beginners
- 10 beste documentbeheersystemen voor een betere workflow
- SVN-zelfstudie: broncodebeheer met behulp van Subversion
- Bugzilla-zelfstudie: Praktische zelfstudie voor hulpprogramma voor defectbeheer
- TestLink-zelfstudie: een handleiding voor leken voor TestLink-testbeheertool (Tutorial # 1)
- TestLink Tutorial 4 - Teststatistieken, trefwoordbeheer, aangepaste velden en testrapportdiagrammen
- JIRA Administration Tutorial: JIRA Admin en gebruikersbeheer
- Zelfstudie IBM Rational Team Concert Defect Management Tool