10 best document management systems
Meest gebruikte documentbeheersysteem:
Met het voortdurende proces van digitalisering willen mensen hun papieren werk verminderen en verwachten ze overal en altijd toegang te hebben tot hun belangrijke documenten.
Documentbeheersystemen zijn de beste oplossing om deze taak veel gemakkelijker te maken. PDF-lezers zijn het beste voorbeeld van een documentbeheersysteem waarmee u het PDF-bestand offline kunt openen en kunt opslaan om het altijd en overal te bekijken en zelfs af te drukken en te publiceren.
Documentbeheersystemen staan ook bekend als Content Management System en worden algemeen beschouwd als het onderdeel van Enterprise Content Management (ECM). Het is gerelateerd aan Record Management, Workflows, Digital Asset Management, etc.
In deze tutorial gaan we dieper in op de meest populaire documentbeheersystemen die door een aantal succesvolle organisaties worden gebruikt om hun papieren documenten op een efficiënte manier te beheren.
Wat je leert:
Wat is documentbeheer?
Documentbeheer kan worden gedefinieerd als de manier waarop organisaties elektronische documenten beheren en volgen.
Richtlijnen voor een beter begrip van documentbeheer:
- Gelijktijdig maar afzonderlijk bewerken van documenten om het conflict van overschrijven te voorkomen.
- Om terug te keren naar de laatste nauwkeurige versie van het document in geval van een fout.
- Versiebeheer om onderscheid te maken tussen twee verschillende versies.
- Reconstructie van documenten.
Tegenwoordig is Document Management beschikbaar van een kleine zelfstandige toepassing tot grootschalige configuraties voor de hele onderneming die standaardfuncties voor het invullen van documenten bevatten.
Die kenmerken zijn onder meer:
- Opslaglocatie
- Beveiliging en toegangscontrole
- Auditing en indexering
- Classificatie, zoeken en opvragen
- Integratie met desktop-applicatie
Documentbeheersystemen
Documentbeheersystemen verwijst naar het elektronisch beheren en openen van de documenten.
Enterprise Content Management Systemen beheren en controleren digitale documenten die zijn gemaakt met Microsoft Office Suite en boekhoudsoftware zoals CAD enz.
Het elektronische documentbeheersysteem moet de onderstaande componenten bevatten om bewezen efficiënt te zijn:
- Importeren: Om een nieuw document in het systeem te openen.
- Opslag: Om systeembestanden te onderhouden en opslag te gebruiken.
- Identiteit: Om documenten nauwkeurig op te halen door indexen toe te wijzen.
- Exporteren: Om items uit het systeem te verwijderen.
- Veiligheid: Wachtwoordbeveiliging voor bepaalde bestanden voor geautoriseerde gebruikers.
Neem contact op om hier een vermelding voor te stellen.
Meest populaire documentbeheersystemen
Laten we eens kijken naar enkele van de populaire documentbeheersystemen die op grote schaal worden gebruikt om papieren documentatie te verminderen en de op documenten gebaseerde prestaties van een organisatie te verbeteren.
- pCloud
- HubSpot
- Alfresco
- LogicalDOC
- Feng-kantoor
- Nuxeo
- KnowledgeTree
- Zaad DMS
- Casebox
- MasterControl-documenten
- M-bestanden
- Worldox
- Dokmee
- ademerit
Ontvang GRATIS offertes voor het documentbeheersysteem
# 1) pCloud
Belangrijkste kenmerken
- pCloud laat je de groepsmachtigingen of individuele toegangsniveaus instellen.
- U kunt de gegevenstoegang beheren via gedeelde mappen.
- Hiermee kunt u reageren op bestanden en mappen.
- Het houdt gedetailleerde logboeken bij voor accountactiviteit.
- U heeft toegang tot elke eerdere versie van uw bestanden.
- Het heeft functionaliteiten voor bestandsbeheer, delen, beveiligen, bestandsversiebeheer, bestandsback-up en digitaal activabeheer.
# 2) HubSpot
Kenmerken:
- HubSpot Sales Document Management en Sales Tracking Software zullen nuttig zijn bij het opbouwen van een bibliotheek met verkoopinhoud voor het hele team.
- U kunt documenten delen vanuit uw Gmail- of Outlook-inbox.
- Het zal u waarschuwen wanneer de potentiële klanten betrokken zullen raken bij de inhoud die door u is verzonden.
- Het geeft inzicht in hoe de verkoopinhoud nuttig is om uw verkoopproces vooruit te helpen en hoe vaak de inhoud door het team wordt gebruikt.
- HubSpot heeft alles-in-één verkoopsoftware met veel functies zoals e-mailtracering, e-mailplanning, verkoopautomatisering, livechat, rapportage, enz.
# 3) Alfresco
Belangrijkste kenmerken:
- Het is een open source ECM die documentbeheer, samenwerking, kennis- en webcontentbeheer, record- en beeldbeheer, contentrepository en workflow biedt
- Het ondersteunt het Common Interface File System (CIFS) dat documentcompatibiliteit mogelijk maakt met zowel Windows als Unix-achtige besturingssystemen.
- Alfresco wordt geleverd met API-ondersteuning en werkt als een back-end om de inhoud op te slaan en op te halen.
- Eenvoudige aanpassing en versiebeheer zijn de beste eigenschappen van Alfresco, maar zijn vrij complex in het gebruik
Officiële link: Alfresco
# 4) LogicalDOC
Belangrijkste kenmerken:
- LogicalDOC is een open-source Java-gebaseerd systeem en is toegankelijk via elke webbrowser
- Dit systeem is toegankelijk via uw eigen netwerk en maakt het mogelijk om een onbeperkt aantal documenten aan te maken en te beheren.
- Helpt de productiviteit en samenwerking van de documentbeheersystemen te verbeteren.
- Biedt snelle toegang en gemakkelijk terugvinden van inhoud.
- Het maakt gebruik van Java Frameworks zoals Hibernate, Lucene en Spring om een zeer flexibele oplossing voor documentbeheer te bieden.
- Het wordt geleverd met een reeks goed gedefinieerde API's om te integreren met applicaties van derden.
Officiële link: LogicalDOC
# 5) Feng-kantoor
Belangrijkste kenmerken:
- Feng Office is een open-source DMS met een webgebaseerd samenwerkingsplatform.
- Enkele goede functies van het Feng Office zijn onder meer tijdregistratie, Gantt-diagram, taakbeheer en kennisbeheer.
- Het is gebruiksvriendelijk en stelt u in staat items te taggen.
- U kunt zelfs de inhoud volgen en naar meerdere gebruikers tegelijk mailen.
- Het enige nadeel is dat sommige functies bij elke update alleen worden betaald.
Officiële link: Feng Kantoor
# 6) Nuxeo
Belangrijkste kenmerken:
- Nuxeo is een open-source systeem dat de stroom van inhoud door de bedrijfscyclus beheert.
- Het beproefde systeem vermindert de tijd die nodig is voor het zoeken en ophalen van inhoud.
- Het biedt een aantal manieren om de inhoud vast te leggen, inclusief het scannen van afbeeldingen.
- Auditregistratie is een van de goede functies die u kunt gebruiken om de inhoud bij te houden en is ook een gemakkelijkere manier.
- Biedt een uitgebreide reeks API's, robuust platform, eenvoudige aanpassing en onderhoud van projecten.
- Maar het is best lastig voor beginners en het aanpassen van bepaalde instanties kan ook complex worden.
Officiële link: Nuxeo
# 7) KnowledgeTree
Belangrijkste kenmerken:
- Een open-source documentbeheersysteem waarmee u de inhoud kunt volgen, delen en beveiligen.
- Beschikt over functies zoals Metadata, Workflow, Versie Gecontroleerde Document Repository en WebDAV-ondersteuning.
- U kunt op het juiste moment de juiste inhoud ophalen.
- Quick-play-functie stelt de gebruiker in staat om de cadans van inhoud te maken en te beheren.
Officiële link: KnowledgeTree
# 8) Zaad-DMS
Belangrijkste kenmerken:
- Seed DMS is een gebruiksvriendelijk en open-source documentbeheersysteem.
- Dit DMS is met name gebaseerd op PHP, MySQL en sqlite3.
- Gediend als een volledig ontwikkeld, bedrijfsklaar platform voor het traceren, openen, opslaan en delen van documenten.
- Het kan worden beschouwd als de volgende versie van LetoDMS en is er volledig mee compatibel.
- Staat het bewerken van documenten in HTML-formaat toe.
- U kunt een online presentatie voorbereiden en het maakt realtime samenwerking mogelijk.
Officiële link: Zaad DMS
# 9) Casebox
Belangrijkste kenmerken:
- Casebox is een uitbreidbare tool om het content-, project- en human resource management uit te breiden.
- Het is ontworpen om taakbeheer, monitoring, zoeken in volledige tekst, verouderde gegevens enz. Te ondersteunen.
- Casebox wordt ook geleverd met een uitstekend versiecontrolemechanisme en dient voorwaardelijke logica om recordbeheer te ondersteunen.
- Casebox helpt u om meerdere bestanden op één plaats op te slaan en te vergrendelen met gebruikerscontrole erop.
- Casebox biedt ook veilige hosting met behulp van SSL-codering op een gecodeerde server.
- Het Virtual Private Network (VPN) kan uw communicatie veilig houden.
Officiële link: Casebox
# 10) MasterControl-documenten
zet karakter om in integer c ++
Belangrijkste kenmerken:
- MasterControl Inc. is een commerciële cloudgebaseerde oplossing die een snellere levering van het product mogelijk maakt door de totale kosten en tijd die nodig zijn voor het beheren van documenten en inhoud te verminderen.
- Verhoogt de efficiëntie van het product en beheert veilig de bedrijfsinformatie
- Dit systeem biedt functies zoals documentcontrole, auditbeheer, kwaliteitsmanagement en andere regelgevende processen.
- Afgezien van deze, zijn er enkele andere functies die door deze tool worden bediend, zoals nalevingsbeheer, samenwerking, toegangscontrole, afdrukbeheer, versiebeheer, levering en indexering van documenten, samenwerking en zoeken in volledige tekst.
Officiële link: MasterControl
# 11) M-bestanden
Belangrijkste kenmerken:
- M-Files helpt om uw informatie veilig te beheren met de Check-out-functie.
- Deze functie houdt uw documenten bij bij elke kleine en grote wijziging.
- Het is een handig, eenvoudig te implementeren systeem en een robuust documentbeheersysteem.
- Het is ook beschikbaar voor Windows en Mac, ook compatibel met Android- en iOS-apparaten.
- M-files kunnen eenvoudig worden geïntegreerd met andere applicaties en voorkomen duplicatie.
Officiële link: M-bestanden
# 12) Worldox
Belangrijkste kenmerken:
- Worldox is een commercieel en uitgebreid systeem dat documenten en e-mails beheert.
- Worldox wordt geleverd met indexeringsfuncties genaamd Archiving and Retention, waardoor de gegevens onmiddellijk beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
- Het kan worden geïntegreerd met SharePoint en geïmplementeerd met Windows, Android, Mac, iOS en Cloud.
- Documentbeheerfuncties van Worldox zijn onder meer compliancebeheer, toegangscontrole, documentconversie en indexering, e-mailbeheer, versiebeheer en zoeken in volledige tekst.
Officiële link: Worldox
# 13) Dokmee
Belangrijkste kenmerken:
- Dokmee is een cloudgebaseerd commercieel documentbeheersysteem met de efficiëntie en veiligheid van uw documenten.
- Dokmee biedt meerdere desktops en webconfiguratie, gebruiksvriendelijke interface, vastleg- en bewerkingstools.
- Dokmee ondersteunt uitstekende automatiseringsfuncties met kernindexering en zoekfuncties.
- Maakt een set tools voor document-imaging en tracking mogelijk voor betere ondersteuning.
Officiële link: Dokmee
# 14) ademerit
Belangrijkste kenmerken:
- Ondersteunt het gecentraliseerde controlemechanisme om uw documenten op één locatie op te slaan.
- Uw digitale documenten kunnen snel worden georganiseerd met logische expertise en beschikbaar worden gesteld als zowel commerciële als open-source versies.
- Gescande documenten kunnen worden geconverteerd naar doorzoekbare PDF-bestanden met behulp van de functie Optical Character Recognition (OCR).
- Het webgebaseerde agile systeem slaat uw bestand op in de cloud, maar maakt niet automatisch een back-up van uw gegevens en er kunnen geen gegevens worden hersteld.
- Compatibel met alle besturingssystemen en daardoor zoeken in volledige tekst en versiebeheer mogelijk.
Officiële link: ademerit
Afgezien van deze, de top 12 van de meeste documentbeheersystemen, hebben we er nog een paar die aan de bovenstaande lijst kunnen worden toegevoegd. Ik heb er een korte inleiding op gegeven in het onderstaande gedeelte.
Extra hulpmiddelen
#vijftien) eFileCabinet Deze commerciële tool kan worden geïntegreerd met alle Microsoft Office-toepassingen. Het is beschikbaar met verschillende versies van gehoste en server-side documenten.
Dankzij de unieke Workflow-functie kunt u uw taken efficiënt plannen.
Officiële link: eFileCabinet
# 16) ContractZen Het helpt om uw belangrijke documenten te beheren met alle details zoals datums en inhoud.
U kunt interne en externe audits voorbereiden met uw documenten in ContractZen.
Officiële link: ContractZen
# 17) MaxxVault MaxxVault biedt Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) en Cloud Document Management Solutions om uw documenten te beheren.
Het helpt de productiviteitskosten te verlagen met volledige automatiseringsondersteuning.
Officiële link: MaxxVault
# 18) DocsVault DocsVault-documentbeheersystemen worden geleverd met de best geschikte functies om uw documenten te beheren en bij te houden.
Het omvat versiebeheer, documentbeveiliging, audittrails en geschiedenis, elektronische documentworkflows, documentprofilering en tagging, enz.
Officiële link: DocsVault
# 19) eVault eVault is een webgebaseerd documentbeheersysteem. Het biedt compliancebeheer, hiërarchiebeheer op meerdere niveaus, enz.
Net als elk ander documentbeheersysteem biedt eVault ook toegangscontrole, documentindexering, versiebeheer, enz.
Officiële link: eVault
#twintig) Katalysator Catalyst heeft meerdere commerciële producten ontwikkeld, zoals Catalyst Insights op basis van XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track en OnRamp.
Het is ontwikkeld met ondersteuningsservices in meerdere talen.
Officiële link: Katalysator
# 21) D. rupal Drupal is een open-source contentmanagementsysteem dat bekend staat om zijn functies zoals Content Authoring, Performance en Security.
Modulariteit is het kernprincipe van Drupal. Dit systeem is flexibel, schaalbaar en gebruiksvriendelijk. Met Drupal creëer je je eigen geïntegreerde digitale framework.
Officiële link: Dr. viel
# 22) Virtueel Kantoor Virtual Office heeft een zoekfunctie om te zoeken naar tekst, auteur, attributen, enz.
Het biedt ook goed bestandsbeheer met veilige opslag. Past bij de zakelijke context en vindt de informatie snel op het juiste moment.
Verder lezen = >> Top Folder Lock-software voor Windows 10
Officiële link: Virtueel Kantoor
# 2. 3) bitfarm archief bitfarm-Archiv is een open-source documentbeheersysteem en Enterprise Content Management voor auditbestendige archivering.
Enkele belangrijke kenmerken ervan zijn onder meer automatische archivering van meerdere documentbronnen, zoeken in volledige tekst, flexibele configuratie, enz.
Officiële link: bitfarm archief
Dat is het!! We zijn klaar met de meest populaire documentbeheersystemen.
U kunt een of meer kiezen op basis van uw vereisten en zien welke het beste bij uw organisatie passen. Met het gebruik van deze software neemt de algehele productiviteit toe en worden de taken ook veel eenvoudiger en flexibeler.
Gevolgtrekking
Documentbeheer vermindert de hoeveelheid inspanningen en tijd die wordt besteed aan het beheren van documenten en inhoud.
beste gratis video-omzetter voor mac
Het beheren van papierwerk en het bijhouden van records is een vervelende klus voor degene die het afhandelt, maar de hierboven genoemde software is erg nuttig om het binnen een kortere tijd flexibel te maken.
Documentbeheersystemen leggen documenten vast en organiseren ze in elektronische documenten, zodat u ze op elk gewenst moment gemakkelijk kunt openen, beheren en volgen. Vastleggen en indexeren zijn de geweldige functies van DMS die worden gebruikt om meerdere en grotere documenten tegelijk te combineren.
Neem contact op om hier een vermelding voor te stellen.Ik hoop dat je er een uit de bovenstaande lijst zou hebben gekozen !!!
Aanbevolen literatuur
- SharePoint Document Management System-zelfstudie
- Top 10 Talent Management Software Systemen in 2021 (beoordelingen)
- De 10 beste softwaresystemen voor werknemersprestatiebeheer in 2021
- Top 10 beste kennismanagementsystemen in 2021
- 20 beste workflowmanagementsoftware in 2021
- Top 10 beste software voor magazijnbeheer (WMS) in 2021
- Top 6 beste kassasystemen voor de detailhandel voor 2021
- 6 BESTE restaurant-kassasystemen in 2021 (alleen topselectieve)