Menu

Effectieve e-mails schrijven naar QA (of een ander) team (Voorbeeld-e-mail inbegrepen)

how write effective emails qa

Probeer Ons Instrument Voor Het Oplossen Van Problemen

Wat is het eerste dat we doen als we aan het werk gaan (of soms zodra we wakker worden)? - E-mail checken, toch? Soms weten we pas hoe onze dag eruit zal zien als we elke e-mail in de inbox doorlezen.

In veel van onze eerdere artikelen hebben we het belang van goed benadrukt Communicatie vaardigheden om uw boodschap effectief over te brengen aan uw beoogde publiek - een van de belangrijkste Soft skills voor testers ​

In dit artikel zullen we ons concentreren op een specifiek onderdeel van schriftelijke communicatie: e-mail.

Effectieve e-mails schrijven

We delen enkele tips en trucs om e-mailcommunicatie soepeler en effectiever te maken. Dit geldt voor alle teams en niet alleen voor het QA-team.

E-mailcommunicatie

Stel dat u deze e-mail heeft ontvangen:

E-mail # 1

Naar: Testteam
Onderwerpen: QA-update
Lichaam:
Team,
Er is een onverwachte vertraging opgetreden bij de implementatie van code in de testomgeving. Om de een of andere reden is de code door elkaar gehaald en weten we niet wanneer deze problemen zullen worden opgelost. We zullen onze activiteiten moeten uitstellen, we weten niet tot wanneer. Dus doe mee met y onszelf in andere testactiviteiten.

Het wijzigingsverzoek CR0100H68 zal naar verwachting eind deze maand in productie gaan. Neem het document vanaf het deelpunt door en geef me een schatting.

Bedankt,
X, QA-team.

Denk je dat e-mail effectief is? Vergelijk het met het volgende:

E-mail # 2

Naar: Testteam
Onderwerpen: Implementatie van omgevingscode-implementatie uitgesteld - voor onbepaalde tijd & CR0100H68 - analyse nodig
Lichaam:
Hallo team,
Vandaag heb ik twee updates voor het team.

# 1) De implementatieproblemen van de staging-omgeving:

  • Om onverwachte redenen is de implementatie van de Staging-omgevingscode vertraagd - nog geen verwachte aankomsttijd. We moeten onze ensceneringsactiviteiten uitstellen totdat we meer updates hebben.
  • Werk aan het maken van de sjablonen voor de kwaliteitscontrole totdat deze is opgelost.

# 2) Nieuwe update en taken voor wijzigingsverzoek CR0100H68:

  • Wordt verwacht tegen het einde van de maand live te gaan.
  • Neemt u alstublieft de documenten door en laat me morgen de volgende details door EOD weten.

- Hoeveel testscenario's hebben we nodig?
- Hoeveel van de bestaande documentatie zullen we moeten veranderen?
- Hoeveel tijd om de nieuwe documentatie te schrijven?
- Testgegevensvereisten?
- Test uitvoeringstijd?

Bedankt,
X, QA-team.

Als ik een ontvanger van e-mail # 1 zou zijn, is dit wat er zou gebeuren:

  • Ik zou het misschien niet eens meteen openen omdat de onderwerpregel niets doet om het belang van de inhoud van de e-mail over te brengen.
  • Zelfs als ik het zou openen - laten we eerlijk zijn, het is maar één groot stuk woorden; vervelend, op zijn zachtst gezegd.
  • De taken die moeten worden gedaan of de verwachtingen van mij zijn behoorlijk vaag, dus ik heb echt geen idee wat ik moet doen.

Maar als ik e-mail # 2 ontvang:

  • Ik weet waar de e-mail over gaat - de onderwerpregel helpt me om de toon van wat er wordt gecommuniceerd correct te raden.
  • De inhoud is duidelijk georganiseerd in punten met opsommingstekens om dingen gemakkelijk te begrijpen.
  • Alle uit te voeren taken en de verwachte aankomsttijd zijn duidelijk gedefinieerd, zodat u weet wat u moet doen.

Idealiter zou ik het bericht splitsen en twee aparte e-mails sturen over de twee onderwerpen waarover ik updates geef.
Maar dat is jouw keuze.

Zoals u kunt zien, hebben het nemen van eenvoudige maatregelen de kwaliteit van de communicatie verbeterd.

Richtlijnen die e-mailcommunicatie soepeler en effectiever maken

# 1) Organiseer uw gedachten voordat u begint met het opstellen van de e-mail.

#twee) Gebruik de onderwerpregel in uw voordeel - Zet de toon van wat de e-mail zal bevatten. Geef de ontvangers een voorproefje, als je wilt, in wat erin zit.

# 3) Gebruik de vlag ‘Belangrijk’ van het e-mailprogramma om een ​​kritieke communicatie aan te geven, maar nogmaals, wees oordeelkundig bij uw beslissing over wat belangrijk is. Bijvoorbeeld, Als het testen niet kan doorgaan vanwege een fout en alle teams moeten hiervan op de hoogte zijn, markeer de e-mail dan als belangrijk.

# 4) Definieer duidelijk de bedoeling van de e-mail. Er zijn drie basisredenen voor een e-mail

  • U geeft informatie - Wees scherp over wat je schrijft. Houd het duidelijk, houd het simpel. Houd het beknopt.
  • U vraagt ​​om informatie - Wat wil je, wanneer wil je, hoe wil je het.
    Bijvoorbeeld, Ik wil een kopie van het testplan-document van de EOD. Plaats hetzelfde in de gemeenschappelijke projectmap en laat het me weten ​- Een verklaring als deze zal u vertellen “Wat- het testplan, wanneer - EOD en hoe - plaats het in de gemeenschappelijke map.
  • Erkenning - Dit zijn oneliners en hebben niet veel voor ze. Typisch 'Bedankt' of 'Klaar'.

# 5) Probeer de spelling te controleren. De meeste e-mailtoepassingen hebben een optie om deze controle verplicht uit te voeren telkens wanneer een e-mail wordt verzonden.

apps waarmee je YouTube-video's kunt downloaden

# 6) Als u op de CC-lijst staat, betekent dit dat het een FYI is. U hoeft dus alleen maar te weten wat er aan de hand is, maar er wordt geen actie van u verwacht.

# 7) Gebruik ‘Allen beantwoorden’ niet als dit niet nodig is.

# 8) Om te voorkomen dat een e-mail die u naar meerdere ontvangers heeft gestuurd, ‘op alle’ wordt beantwoord, BCC alle e-mailadressen.

# 9) Wees gevoelig. Wanneer u kritische of negatieve feedback geeft over een persoon of product, probeer dit dan te doen door rechtstreeks met de persoon te praten of door een e-mail te sturen naar alleen die ene persoon.

Voorgestelde lezing = >> E-mail onderwerpregel Tester Tools

Nog enkele tips om ‘Oeps’ momenten te vermijden

# 1) Voeg de e-mailadressen in de velden Aan, CC of BCC aan het einde toe zodra u de e-mail heeft opgesteld en tevreden bent met de inhoud die u hebt geschreven. Dit komt doordat u soms per ongeluk op 'verzenden' drukt voordat u klaar bent en uiteindelijk de afzender bent van een onvolledige of onjuiste e-mail.

#twee) Wanneer het toch gebeurt dat u per ongeluk een half complete (of half onvolledige, afhankelijk van uw filosofische inslag) e-mail hebt verzonden, is er een terugroepoptie beschikbaar om het goed te maken.

# 3) Als je nieuw bent in het schrijven van officiële e-mails, probeer dan een collega te vragen om het voor je te lezen voordat je het verstuurt en zijn / haar mening te krijgen.

# 4) Gebruik geen informele uitdrukking of idioom, tenzij u weet wat het betekent. Je zou uiteindelijk iets gênants kunnen zeggen en een eenmaal verzonden e-mail is vrijwel in steen gebeiteld.

Ik hoop echt dat dit je helpt betere e-mails te schrijven. Deel uw ervaringen met ons.

Heeft u nog meer tips? Geef je feedback en voel je vrij om hieronder commentaar te geven.

Aanbevolen literatuur

^