jira portfolio tutorial
JIRA Portfolio, een Agile Project Portfolio Management Plugin Hands-on review:
In deze uitstekende JIRA-serie , we hebben geleerd hoe te gebruiken JIRA effectief voor het managen van Agile projecten in onze vorige tutorial.
Portfolio voor JIRA is de nieuwste release van de Agile Project Portfolio Management-plug-in van Atlassian voor JIRA. Het doel is om het beheer van een portfolio van JIRA-projecten te vergemakkelijken.
Het biedt een constant bijgewerkte, realtime weergave van de voortgang van meerdere teams en projecten binnen een organisatie, waardoor managers tot op de minuut nauwkeurig kunnen zien of het werk al dan niet op schema ligt om de releasedatums te halen.
Klik hier voor een complete serie JIRA-zelfstudies
Het biedt ook een sandbox-omgeving die kan worden gebruikt om de impact van verandering binnen een project op de releasetijdlijnen te beoordelen zonder die wijzigingen daadwerkelijk aan te brengen in de projecten waarnaar wordt verwezen.
In deze tutorial neem ik je mee door de achtergrond van Portfolio for JIRA en bespreek ik onder andere hoe Portfolio resources toewijst, teambeschikbaarheid gebruikt en de vier stappen die je moet nemen om een portfolioplan te maken.
Wat je leert:
- Portfolio voor JIRA-achtergrond
- Portfolioplannen maken
- Een enkele bron van waarheid
- Aanbevolen literatuur
Portfolio voor JIRA-achtergrond
De eerste release van JIRA Portfolio, voor het eerst beschikbaar in de Atlassian Marketplace (Atlassian's versie van een Appstore voor hun applicaties) in mei 2014, bood gebruikers een plan dat inzicht gaf in een groot aantal projecten en teams binnen JIRA - een 'portfolio plan'. Hierdoor konden managers werk plannen over meerdere projecten en werk toewijzen zodat tijdlijnen werden gehandhaafd en releasedatums werden gehaald.
Hoewel de belangrijkste concepten aanwezig waren, moest de synchronisatie tussen portfolioplannen en de JIRA-projecten waaruit ze waren gemaakt handmatig worden onderhouden, waardoor het erg moeilijk was om portfolioplannen up-to-date te houden. Dit betekende dat portfolioplannen zeer snel niet meer synchroon liepen met de projecten die ze vertegenwoordigden, en dat de portfolioplannen niet langer een realistisch beeld gaven van de voortgang van projecten en teams.
De nieuwste versie is specifiek ontworpen om te integreren met JIRA Software op een zodanige manier dat een portfolioplan altijd de ware staat weerspiegelt van de projecten die het vertegenwoordigt. Gegevens worden verzameld uit een selecte reeks JIRA-problemen, die, indien nodig, kunnen worden gebaseerd op projecten, borden of filters.
Deze gegevens worden continu ingevoerd in het portfolioplan, zodat het altijd up-to-date is met de laatste wijzigingen in de scope. Dit omvat gegevens zoals tijdschattingen voor JIRA-problemen, afhankelijkheden tussen problemen en wanneer teams beschikbaar zijn om aan bepaalde problemen te werken.
Figuur 1: De weergave ‘Planning’ voor een portfolioplan, met de tijdlijnen voor meerdere projecten, met JIRA-problemen in kaart gebracht op basis van deze tijdlijn.
Portfolio wijst resources toe met behulp van een uniek planningsalgoritme dat alle prioriteiten en deadlines die door de gebruiker zijn ingesteld op basis van scope-items, integreert.
Waarden van verschillende eigenschappen die zijn gekoppeld aan JIRA-problemen, kunnen worden ingesteld op een gedefinieerde waarde die niet door het algoritme wordt gewijzigd of ingesteld als ‘Berekenen’, waardoor het planningsalgoritme de waarde van de parameter kan wijzigen om te voldoen aan de gegeven releasetijdlijn.
De releases zelf hebben ook deze flexibiliteit, waardoor Portfolio een releasedatum kan berekenen op basis van wanneer het geselecteerde werk is voltooid, in tegenstelling tot het instellen van een strikte releasedatum die moet worden bereikt.
Merk op dat als het planningsalgoritme een wijziging in een JIRA-project voorstelt, de wijziging moet worden bevestigd ('vastgelegd') door een Portfoliogebruiker met de relevante rechten. Wijzigingen kunnen niet ongecontroleerd worden aangebracht in onderliggende JIRA-projecten.
Figuur 2: Wijzigingen worden alleen aangebracht in de onderliggende JIRA-projecten en -problemen wanneer ze worden gecommitteerd aan JIRA, waardoor wordt voorkomen dat wijzigingen op een ongecontroleerde manier worden aangebracht.
Wijzigingen in Issues kunnen ook door de gebruiker worden aangebracht vanuit het Portfolioplan, maar een specifieke 'vastlegging' van die wijzigingen op portfolioniveau is vereist om ze door te laten stromen naar JIRA. Dit voorkomt dat projectmanagers ter plaatse zien dat hun projecten op mysterieuze wijze worden bijgewerkt zonder dat er een duidelijke mogelijkheid is voor gebruikers op portfolioniveau om hen op de hoogte te houden.
Verder stelt het Portfolio for JIRA 2.0 in staat om te fungeren als een sandbox-omgeving, waar wijzigingen kunnen worden aangebracht aan problemen op portfolioniveau en hun impact op de releasetijdlijnen, enz. Kan worden beoordeeld voordat de wijzigingen worden doorgegeven aan iedereen die aan de projecten werkt. Met andere woorden, het maakt het uitvoeren van 'wat als' -scenario's mogelijk.
Portfolioplannen maken
Het maken van een portfolioplan is eenvoudig en bestaat uit slechts vier stappen.
Ten eerste wordt de scope bepaald door de projecten, teams of filters te selecteren die moeten worden gebruikt om issues te verzamelen waaruit de scope zal worden gedefinieerd. Op dit punt kunnen meerdere opties worden gebruikt. Releases die aan deze opties zijn gekoppeld, worden vervolgens geselecteerd om te bepalen welke releases in het plan worden opgenomen.
Vervolgens worden de teams geselecteerd die in het plan moeten worden opgenomen en wordt voor elk project een standaardteam gemaakt.
Ten slotte worden de problemen met betrekking tot de geselecteerde releases weergegeven, zodat de gebruiker kan kiezen welke problemen hij in de scope van het plan wil opnemen. Zodra dit is voltooid, gebruikt Portfolio zijn planningsalgoritme om een portfolioplan te maken op basis van gegevens met betrekking tot de geselecteerde problemen.
Het portfolioplan wordt gepresenteerd met een planningsweergave met drie tabbladen die de gegevens vertegenwoordigen die zijn gebruikt om het te maken; Bereik, teams en releases.
Het schema kan permanent worden bekeken op alle drie de tabbladen, of afzonderlijk als een rapport op een eigen pagina. Wijzigingen op een van de drie tabbladen kunnen worden bekeken in de schemaweergave en worden beoordeeld voordat ze worden vastgelegd in JIRA.
Er wordt een tijdlijn getoond met problemen die er in de loop van de tijd tegenaan zijn geplaatst, met een eenvoudig kleurcoderingsontwerp dat wordt gebruikt om aan te geven of een release al dan niet op schema ligt; de lijn is groen als hij op schema ligt en is rood als de releasedatum niet gehaald zal worden.
De specifieke datums voor de releasedatum en voltooiingsdatum worden weergegeven op de tijdlijn, zodat gebruikers kunnen zien waar hiaten liggen en hoe groot het gat is tussen voltooiing en release. Deze weergave kan op een aantal verschillende manieren worden geconfigureerd om een uitsplitsing van projecten, teams of gebruikers te tonen, evenals een aantal andere nuttige weergaven.
Momenteel is er geen duidelijke indicatie in de schemaweergave waar de releasedatum op basis van de scope in de buurt komt van de verwachte releasedatum.
wat is de beste YouTube-videoconvertor
Portfolio for JIRA kan niet alleen zien hoe het werk in de loop van de tijd binnen projecten is gepland, maar presenteert deze informatie ook in een ‘Capaciteit’-overzicht voor de teams waaraan het werk is toegewezen.
Deze weergave laat zien wat de beschikbare capaciteit is van alle teams die zijn opgenomen in het Portfolioplan, waarbij het aantal uren wordt benadrukt dat die teams aan hen hebben toegewezen in een bepaalde week of sprint, afhankelijk van de Agile-methodologie die wordt gebruikt, evenals het gebruik van die teams en waar beschikbare capaciteit en mogelijke knelpunten kunnen liggen.
Figuur 3: De weergave ‘Capaciteit’ voor een portfolioplan toont de toewijzing van werk aan teams in het hele plan. Door bepaalde sprints of weken te markeren, worden de statistieken van het teamgebruik weergegeven, inclusief knelpunten en vrije capaciteit.
Portfolio voor JIRA maakt gebruik van teambeschikbaarheid en de vaardigheden van leden van die teams om het releaseschema verder te verfijnen. Wanneer teams zijn ingesteld, kunnen gebruikers binnen JIRA eraan worden toegevoegd en kunnen bepaalde vaardigheden worden toegewezen, afhankelijk van wat hun rol zou kunnen zijn.
Bijvoorbeeld,een team van ontwikkelaars zou vaardigheden kunnen worden toegewezen op basis van de kennis die ze hadden van verschillende programmeertalen. Het portfolio gebruikt dit om niet alleen taken toe te wijzen aan teams, maar ook aan bepaalde teamleden die over de vaardigheden beschikken die nodig zijn om die taken uit te voeren. Deze vaardigheden zijn wat Portfolio gebruikt om te definiëren waar knelpunten kunnen bestaan, en om te verduidelijken waar extra middelen nodig kunnen zijn om aan de releasedatums te voldoen, maar het is niet altijd duidelijk hoe groot de knelpunten kunnen zijn.
De teams die binnen één plan zijn gemaakt, kunnen ook worden gedeeld met andere plannen via ‘Gedeelde teams’. Dit bespaart tijd bij het maken van plannen door informatie over die teams binnen te halen, zoals de eerder besproken vaardigheden.
Het portfolio stelt teams die aan hetzelfde project werken in staat om met verschillende methodologieën te werken, en verdeelt de planning dienovereenkomstig; een team dat Scrum gebruikt, ziet taken die zijn toegewezen aan sprints, terwijl een team dat Kanban gebruikt, taken ziet die zijn toegewezen op basis van prioriteit en tijdschattingen.
De weergave ‘Planning’ maakt het vervolgens mogelijk om dit op een aantal verschillende manieren te filteren, met behulp van een filtertool die sterk lijkt op die van JIRA voor de Issue Navigator.
Figuur 4: Teams kunnen worden gemaakt met vaardigheden die zijn afgezet tegen bepaalde teamleden, waardoor het planningsalgoritme taken specifiek kan toewijzen aan gebruikers die over de vaardigheden beschikken om die taak uit te voeren.
Met meerdere projecten weergegeven in een enkele portfolioplanweergave, kunnen gebruikers afhankelijkheden tussen projecten definiëren, of ze nu deel uitmaken van de teams die die projecten gebruiken of vereisten voor bepaalde activiteiten die moeten worden voltooid voordat anderen kunnen beginnen.
Portfolio voor JIRA brengt afhankelijkheden binnen die al bestaan in JIRA, terwijl nieuwe afhankelijkheden kunnen worden toegevoegd via de ‘Scope’ weergave. Deze afhankelijkheden zijn duidelijk te zien in de weergave ‘Planning’ door te klikken op een van de problemen waarop het betrekking heeft, en de gerelateerde problemen ook gemarkeerd te zien in het portfolioplan.
Terwijl Portfolio for JIRA informatie inbrengt over releases die al beschikbaar zijn binnen projecten, kunnen nieuwe releases ook worden gedefinieerd vanuit de planweergave (d.w.z. op portfolioniveau, mogelijk over meer dan één project), en dus kunnen cross-project releases worden gemaakt. Hierdoor kan het werk tussen verschillende projecten worden gepland, zodat al het werk wordt voltooid binnen een gedeelde deadline.
Portfolio regelt dit door binnen elk project individuele releases te creëren die aan elkaar zijn gekoppeld met een gedeeld schema.
Een enkele bron van waarheid
Portfoliomanagers moeten de voortgang van al hun teams en projecten binnen een organisatie snel kunnen bekijken en analyseren, ongeacht de complexiteit van de organisatie of projecten binnen, en Portfolio for JIRA 2.0 levert dit.
Het biedt een enkele bron van waarheid voor managers om de meest efficiënte manier te vinden om werk in teams in te zetten. De grootste verbetering met de nieuwste release is het verwijderen van de vereiste voor handmatige synchronisatie met JIRA-projecten, waardoor portfolioplannen altijd een realistische beoordeling zijn van de voortgang binnen projecten en de waarschijnlijke tijdschema's die zullen worden gehaald.
Bezoek hier voor complete JIRA Tutorials-serie
Over de auteur: Deze gastpost is geschreven door Mitchell Davison, technisch adviseur bij Automatiseringsadviseurs
PREV-zelfstudie VOLGENDE zelfstudie
Aanbevolen literatuur
- JIRA Agile-zelfstudie: JIRA effectief gebruiken voor het beheren van Agile-projecten
- JIRA Administration Tutorial: JIRA Admin en gebruikersbeheer
- GitLab Jira Integration-zelfstudie
- Jira downloaden en installeren met Jira-licentie instellen
- Integreer JIRA met TestLodge Test Case Management System: stapsgewijze zelfstudie
- JIRA-zelfstudie: een complete hands-on how-to-use JIRA-gids
- JIRA- en SVN-integratiehandleiding
- Diepgaande Eclipse-zelfstudies voor beginners